Grading During Distance Learning

Grading Guidelines During Distance Learning
Posted on 05/18/2020
Superintendent Keith Jacobus

Dear South Washington County Schools Families,

I have appreciated the many emails from families, students and staff regarding concerns and ideas for grading during trimester three. The Minnesota Department of Education (MDE) recently provided guidance that asked school districts to create a new, equitable grading system for students during distance learning.

Throughout trimester three, we have found aspects of distance learning have been challenging for students and families. Many families have shared the hard work their child has accomplished, while others expressed that their child, who typically does well in school, has struggled in distance learning. I also understand the incredible stress this has placed on parents like you who have worked hard to adjust and support your child.

To address these challenges, especially at the high school level, we have modified our traditional grading system. We reviewed recommendations from MDE and gathered feedback from our school board, parents, students and staff. Our decision for a new grading system recognizes the unique challenges of distance learning and reduces the long-term impacts on students as they pursue post-secondary opportunities. Though I do not believe that grades are appropriate for distance learning, it is the nature of our education system.

We have created the following grading procedures to be implemented for the 2020 trimester three only.

Elementary School
Student growth in reading and math will be shared with families by the classroom teacher through a variety of personal communication tools and individual correspondence.  

Middle School
The traditional grading scale was converted to a distance learning scale to reflect the following grades:

  • A, B, C, D = Pass
  • F = Inc (Incomplete) may be removed if students continue to work with the classroom teacher or take summer class options to meet the learning expectations of the class.

Teachers have the flexibility to determine a final grade and will take into consideration technical challenges, the adjustment to a new learning environment, the loss of social connections impacting academic motivation, the level of engagement and unique family challenges.

High School Courses Taken in Middle School
Courses taken in middle school that receive high school credit will be graded with the high school grading standards listed below. These courses include; geometry, algebra 2, intermediate algebra, advanced physical science, Spanish I and Chinese I. Teachers will contact families before entering a final grade with N (No Grade) for credit-bearing courses so there is a common understanding that the course must be retaken for credit. High school classes taken during middle school provides credits but are not reflected in a student’s grade point average (GPA). The process of calculating GPA begins during their freshman year.

High School
The traditional grading scale was converted to a distance learning scale to reflect the following grades:
A, B – Letter grade remains the same
P (Pass) – Indicating acceptable progress toward achievement of standards and passing the class
N (No Grade) – Incomplete or unable to complete the course due to distance learning

Students who have demonstrated acceptable progress will receive a letter grade or a Pass. Students who are struggling to learn the content, have not engaged, completed work or attempted to make progress will receive N (No Grade).

  1. Final report cards will reflect an A, B, P, or N for each class.
  2. This grading system acknowledges students who have thrived in distance learning, students who have worked hard regardless of the challenges they faced, and students who, due to no fault of their own, are unable to work at the same level as they would in a traditional school setting. 
  3. The grading system acknowledges the unique circumstances posed during this trimester’s distance learning.
  4. The N (No Grade) may be removed if students continue to work with the classroom teacher or take summer classes to meet the learning expectations of the class.
  5. The grades will not be included in a student’s cumulative grade point average (GPA). All transcripts will include an explanation for grading during distance learning as recommended by the Minnesota Department of Education (MDE). The disclaimer will note that trimester three is not included in the cumulative grade point average. Distance learning related to COVID-19 will be noted on high school transcripts as: Grades that are documented during the time period of March 16 through June 30 of 2020 are not included in the cumulative grade point averages and reflect the distance learning period resulting from the COVID-19 pandemic. Future use of these grades for academic placement, admission, acceleration, or remediation is discouraged and should only be used with caution after balancing the information against student performance in other grading periods. 
  • I understand that the cumulative high school GPA is one area of concern. Including the third trimester in the GPA calculations would not be appropriate for a number of reasons.
  • The P (Pass)/N (No Grade) grades are neutral grade designations and do not calculate into a GPA.
  • A student’s report card will represent a blended grading system of A, B, P or N. Due to the neutral grade of P, only A or B grades would be included in the calculations. This would create an unmanageable, inequitable and inaccurate system for:
    • Determining honors designations when students are seniors
    • The evaluation of transcripts by local and national scholarship committees
    • Students who have typically fared well in a traditional school setting but have struggled during distance learning
  • Not including trimester three grades in the cumulative GPA does not harm students. Post-secondary institutions have made adjustments to their practices and recognize that all students in 2020 were affected by the COVID-19 pandemic. Institutions will review trends in a student’s high school career, not just one trimester. Additionally, colleges and universities do not simply use GPA. They typically recalculate grades from core courses and may eliminate weighted grades so students from one high school can be compared to all others. Regardless of GPA, priority is also given to the most challenging courses like Advanced Placement (AP) and International Baccalaureate (IB), which are standardized by outside agencies. Colleges and scholarship committees will see the grades along with the other 11 trimesters of the student’s career and will understand that these grades are not in the cumulative GPA. Trend data will be the important factor in evaluating any transcript.
  • The classwork completed in trimester three cannot be compared to other trimesters due to the unique circumstances for students, families and teachers, the modified assignments and adjusted rigor. Additionally, this trimester is approximately 15 days shorter than others due to the planning days for teachers to prepare for distance learning and the final week activities ending the trimester. Simply put, grades during distance learning cannot be compared to the same grades during in-person learning at school.

Thank you for your patience and understanding as we worked on a plan that helps ensure all of our students are better positioned to compete and succeed after graduation.

Keith Signature
Keith Jacobus, Ph.D.

Queridas familias de las Escuelas de “South Washington County”,

Yo aprecio mucho todos los emails que he recibido de las familias, estudiantes y los empleados del distrito en relación a sus ideas y preocupaciones sobre la evaluación del tercer trimestre de sus hijos. El Departamento de Educación de Minnesota (MDE) recientemente nos solicitó que creáramos un nuevo sistema de evaluación para los estudiantes, durante la educación a distancia.

Nosotros sabemos que la educación a distancia ha sido un reto para nuestros estudiantes y sus familias. Muchas familias han compartido con nosotros que sus hijos están trabajando mucho. Otras familias han compartido con nosotros que sus hijos, que típicamente van bién en la escuela, ahora han tenido dificultades con la educación a distancia. Yo también entiéndo el estrés que han tenido que pasar los padres, debido a que tienen que trabajar para adaptarse a estos cambios y continuar apoyando a sus hijos.

Nosotros hemos decidido modificar nuestro sistema tradicional de evaluación para enfrentar estos retos. Y hemos creado el siguiente proceso de evaluación que se implementará sólo en el tercer trimestre del año escolar 2020.

Escuelas Primarias

Los maestros de sus hijos compartirán con las familias el crecimiento de los estudiantes en Lectura y Matemáticas, a través de una variedad de herramientas de comunicación y correspondencia individual.

Escuelas Intermedias

Nosotros usaremos el siguiente sistema de evaluación de educación a distancia para los estudiantes de las Escuelas Intermedias:

  • A, B, C, D = Pass (Aprobado)
  • F = Inc (Incompleto). Esta evaluación podría ser removida si el estudiante contínua trabajando con su maestro, ó toma clases durante el verano para cubrir las expectativas de aprendizaje de su clase.

Los maestros podrán determinar la evaluación final y tomarán en consideración los retos técnicos, los ajustes al nuevo método de aprendizaje, la pérdida de la conección social y el impacto que esto ha tenido en la motivación académica de sus hijos, y los retos que ha enfrentado cada familia.

Cursos de Secundaria tomados durante la Escuela Intermedia
Los créditos de los cursos de la Escuela Secundaria, que hayan tomado los estudiantes de la Escuela Intermedia, serán evaluados con los estándares de la Escuela Secundaria, tal como lo indicamos abajo. Estos cursos incluyen: Geometría, Algebra 2, Algebra Intermedia, Ciencia Física Avanzada, Español 1 y Chinese 1. Los maestros contactarán a las familias antes de colocar la evaluación final, colocando una “N” (a los estudiantes que No recibirán evaluación) por crédito del curso. Así las familias sabrán que estos cursos deberán ser tomados de nuevo para que el estudiante pueda obtener sus créditos. Las clases de la Escuela Secundaria, tomadas durante la Escuela Intermedia tendrán créditos pero éstas no se reflejarán en los puntos de evaluación del “GPA”. El proceso para calcular el “GPA” empezará el ultimo año de la Escuela Intermedia.

Escuelas Secundarias

Esta será la evaluación que nosotros usaremos en las Escuelas Secundarias, durante la educación a distancia:

  • A, B – Las letras de estas evaluaciones se mantendrán igual.
  • P (Pass) – Aprobado. Indica un progreso acceptable de los estándares; y que el estudiante aprobó la clase.
  • N (el estudiante No recibirá una evaluación) – Incompleto, ó que el estudiante no pudo terminar el curso debido a la educación a distancia.

Los estudiantes que hayan demostrado un progreso acceptable recibirán una letra de evaluación (A, B) y/o Aprobación (Pass). Mientrás que los estudiantes que han tenido dificultades para lograr un progreso académico recibirán una “N” (No recibirán evaluación).

  1. La Carta de Reporte final reflejará una A, B, P, ó N, por cada clase.
  2. Este sistema de evaluación fue creado de acuerdo a las circunstancias unicas, durante el ultimo trimestre de la educación a distancia.
  3. La “N” (No recibirán evaluación) podrá ser removida si los estudiantes continuan trabajando con sus maestros, durante las clases de verano para alcanzar las expectativas de aprendizaje de la clase.
  4. Estas evaluaciones no serán incluídas en los puntos de los grados acumulados (GPA). Todas las evaluaciones transcritas tendrán una explicación sobre la evaluación, durante la educación a distancia, como: las evaluaciones documentadas durante el período del 16 de Marzo y hasta el 30 de Junio del 2020, no serán incluídas en los puntos de los grados acumulados; y éstas reflejarán el período de la educación a distancia como resultado del Coronavirus (COVID-19). No se recomienda el uso futuro de éstas evaluaciones para los propósitos de ubicación académica, admisión, aceleración, ó ajustes académicos. Estas evaluaciones deberán usarse con precaución, luego que se compare ésta información con el avance académico del estudiante en otros períodos de la evaluación.

Hay varias razónes por las cuales no es apropiado incluir éstas evaluaciones en el “GPA”. Estas son algunas de éstas razónes:

  • La P (Pass)/N (No recibirán evaluación) no cuentan para calcular el “GPA”.
  • La Carta de Reporte del estudiante representará un sistema de evaluación de A, B, P ó N. Debido a la evaluación neutral de P, solamente las evaluaciones de A y B serán incluídas en los cálculos. Esto creará dos sistemas de evaluación que no funcionan para:
    • Determinar las designaciones de honor para los estudiantes mayores.
    • La evaluación de transcripciones de los comités escolares (locales y nacionales).
    • Los estudiantes que típicamente salen bién en el ambiente tradicional escolar; pero que tuvieron dificultades académicas durante la educación a distancia.
  • El no incluir el tercer trimestre en la evaluación acumulativa del “GPA” no afectará a los estudiantes. Las instituciones después de la Escuela Secundaria han realizado varios ajustes y han reconocido que todos los estudiantes han sido afectados por el Coronavirus (COVID-19). Estas instituciones revisarán las tendencias en las carreras de los estudiantes de la Escuela Secundaria, y esto no será en base a un solo trimestre. Adicionalmente, las universidades típicamente calculan las evaluaciones por cursos; y quizas eliminen las evaluaciones de manera que puedan comparar a los estudiantes de una Escuela Secundaria, con otros. Usualmente, las universidades le dan más prioridad a los cursos más difíciles en las transcripciones que se conocen en Inglés como “Advanced Placement” (AP) y el “International Baccalaureate” (IB).

  • Las clases que se completaron en el tercer trimestre no pueden ser comparadas con otros trimestres, debido a las circunstancias unicas que vivieron los estudiantes, las familias y los maestros, y la modificación del trabajo escolar y los ajustes de rigor. Adicionalmente, éste ultimo trimestre es apróximadamente 15 días más corto que los otros trimestres, debido a los días en los cuales los maestros se estuvieron preparando para la educación a distancia. Las evaluaciones durante la educación a distancia no pueden ser comparadas con las evaluaciones del aprendizaje en persona, en las escuelas.

Gracias por su paciencia y por entender que nosotros hemos estado trabajando en un plan que nos ayudará a asegurarnos de que nuestros estudiantes estén mejor posicionados para competir y tener éxito después de graduarse.

Keith Signature
Keith Jacobus, Ph.D.

Nyob zoo South Washington County tsev kawm ntawv cov tsev neeg,

Kuv zoo siab tau txais cov ntawv sau los ntawm cov tsev neeg, tub ntxhais thiab cov neeg ua hauj lwm hais txog kev txhawj xeeb thiab kev tswv yim txog cov yeej tsim (grades) rau lub sij hawm kawm ntawv trimester 3 no. Lub tuam tsav Minneosota Department of Education (MDE) tau muab kev qhia rau cov koog tsev kawm ntawm kom tsim txoj kev tshiab los muab yeej tsim (grading system) thiaj li ncaj ncees rau cov tub ntxhais kawm ntawv hauv vaj hauv tsev tau ib ntus no.
Thaum pib kawm ntawm hauv vaj hauv tsev rau lub trimester 3, peb pom hais tias muaj qees yam kawm nyuab rau cov tub ntxhais kawm ntawv thiab tsev neeg. Muaj ntau tsev neeg tau qhia txog lawv tus menyuam txoj kev kawm ntawv nyuaj thiab kawm tsis tau raws li siab xav. Kuv nkag siab tias nej cov niam txiv muaj kev txhawj xeeb thiab nyuab siab vim nej tau yoog pab thiab txhawb nqa nej cov menyuam txoj kev kawm.

Kom daws tau cov kev nyuab siab no, peb tau kho txoj kev muab yeej tsim (grading system) los siv rau lub trimester 3 xyoo 2020 no xwb raws li qhia hauv qab no.

Elementary School (qib Pre-K – qib 5)
Tub ntxhais tus xibfwb mam li maub sij hawm qhia koj txog koj tus menyaum txoj kev kawm nyeem ntawv thiab ua lej.

Middle School (qib 6- qib 8)
Cov yeej tsim rau kev kawm ntawv hauv vaj hauv tsev muaj raws li ntawm no:

  • A, B, C, D = Dhau (Pass)
  • F = Incomplete (Tsis Tiav). Tus yeej tsim no kho tau yog tus menyuam muaj kev koom tes nrog tus xibfwb rau cov ntaub ntawv qhia los yog mus kawm ntawm summer school rau lub caij ntuj sov.

Thaum cov xib fwb muab yeej tsim (khab nees) rau menyuam, lawv yuav muaj xav txog menyaum txoj kev nyuab siab txog kev siv technology, kev kawm ntawv tshiab hauv vaj hauv tsev, kev nyob deb phooj ywj (social connections) thiab kev nyuab siab hauv tsev neeg.

Cov High School hoob kawm nyob rau hauv Middle School
Tub ntxhais nyob hauv middle school uas kawm high school hoob kawm yuav tau txais yeej tsim (grades) xws li muaj hauv qab no. Cov hoob kawm no muaj xws li; geometry, algebra 2, intermediate algebra, advanced algebra, advanced physical science, Spanish 1 thiab Chinese 1. Yog tus tub ntxhais yuav tau tus yeej tsim N (tsis tau yeej tsim li) ces xib fwb yuav tiv tau niam txiv kom lawv paub tias menyuam yuav tsum kawm hoob ntawd dua. Cov yeej tsim los yog khab nees kawm tau rau cov high school hoob kawm nyob hauv middle school yuav tsis muab los ntxiv nrog menyaum cov GPA (grade point average). Cov yeeg tsim hauv GPA pib suav thaum tub ntxhais kawm qib 9 (xyoo freshman).

High School (qib 9 - qib 12)
Cov yeej tsim rau kev kawm ntawv hauv vaj hauv tsev muaj raws li ntawm no:

  • A,B, - Ob tug yeej tsim no ( letter grade) tseem siv tau li qub
  • P (Dhau)- tus yeej tsim no kawm dhau hoob lawm
  • N (Tsis tau yeej tsim) - tsis kawm li losis kawm tsis tau tiav vim los yog kawm hauv vaj hauv tsev lawm xwb

Cov tub ntxhais kawm ntawv uas qhia tau tias muaj kev kawm zoo rau yav tom ntej yuav tau txais ib tug yeej tsim (letter grade) los yog tus yeej tsim P (pass), (Dhau). Cov tub ntxhais kawm ntawv nyuab yuav tau txais ib tug yeej tsim N (No credit), (Tsis tau yeej tsim)

  1. Diam ntawm qhia txog yeej tsim (report cards) muaj xws li tus A, B, P, los tus N
  2. Txoj kev muab yeej tsim no yeej muab los xav txog vim paub hais tias cov tsev neeg muaj kev nyuaj siab kawm ntawv nyob hauv vaj hauv tsev lub trimester 3.
  3. Tus yeej tsim N (tsis tau yeej tsim). Tus yeej tsim no hloov tau yog thaum tus menyuam muaj kev koom tes nrog tus xib fwb rau cov ntaub ntawv qhia lossis mus kawm ntawm summer school rau lub caij ntuj sov.
  4. Cov yeej tsim txais tau yuav tsis muab sau cia nrog rau cov cumulative GPA (grade point average.). Cov ntawv qhia txog yeej tsim (transcripts) yuav muab hais raws li: Cov yeej tsim txais tau lub sij hawm thaum 3 hlis ntuj hnub tim 16 mus txog lub 6 hlis ntug hnub tim 30, 2020 yuav tsis sau cia nrog diam ntawv qhia txog yeej tsim ( cumulative grade point average) thaum menyuam los kawm ntawv hauv vaj hauv tsev vim tus kab mob COVID-19. Kev tau yeej tsim no muab tsis tau los siv rau tus menyuam txog kev kawm thaum los kawm cov hoob kawm tshiab, kawm ntawm nkag mus qib siab thiab kawm rau hoob nyuab zog. Yuav tsum saib zoo thiab xyuam xim yog hais tiam yuav muab cov yeej tsim los soj ntsuam tus tub ntxhais kev kawm.

Muab tsis tau cov yeej tsim sau cia ntxiv rau daim ntawv qhia GPA yeeb vim raws li ntawm no.

  • Tus yeej tsim P (dhau) thiab N (Tsis dhau) yuav tsis sau cia los ntxiv nrog GPA yeej tsim.
  • Tub ntxhais kawm ntawv yuav txais yeej tsim A, B, P, lossis N. Tus yeej tsim A los B yuav siv tau rau hauv diam ntawm yeej tsim. Yog li thiaj muaj ob txoj kev txais tau yeej tsim uas li siv tsis tau vim:
    • Kev xaiv cov hoob kawm nyuab zog (honors) rau cov tub ntxhais thaum lawv kawm qib 12.
    • Kev soj ntsuam cov ntawv qhia txog yeej tsim (transcripts) los ntawm cov neeg saib xyuas kev pab pub nyiaj rau tub ntxhais kawm ntawv qib siab (local thiab national).
    • Cov tub ntxhais ib txwm kawm ntawv zoo, thaum kawm hauv vaj hauv tsev ces lawv tseem kawm tsis tau thiab tsis raws li siab xav.
  • Tsis xam cov yeej tsim muab rau trimester 3 no rau hauv daim ntawv qhia txog yeej tsim GPA. Cov post-secondary institutions (tsev kawm ntawv qib siab) tau hloov lawv txoj kev cai thiab pom tias cov tub ntxhais kawm ntawv raug ntsib kev kawm tshiab rau xyoo 2020 vim yog tus kab mob COVID-19. Cov tsev kawm ntawv qib siab yuav muab tag nrho cov tub ntxhais kawm ntawv cov ntaub ntawv kawm high school los saib xyuas. Hais qhia ntxiv, cov tsev kawm ntawv qib siab (colleges thiab universities) yauv soj ntsuam tub ntxhais cov yeej tsim (GPA) kom muaj kev ncaj ncees rau tag nrho cov tub ntxhais tso npe yuav kawm ntawv qib siab. Cov tsev kawm ntawv qib siab (college thiab universities) xub saib cov tub ntxhais kawm hoob nyuab ua ntej xws li AP (Advanced Placement) thiab IB (International Baccalaureate). 
  • Cov ntawv kawm hauv trimester 3 tsis muab los sib piv rau lwm cov trimesters vim yog kev kawm txawv rau cov tub ntxhais, lawv tsev neeg thiab cov xib fwb thiab cov ntaub ntawv kawm. Tsis tas li ntawd, lub trimester no tsis muaj 15 hnub qhia ntawv rau cov tub ntxhais vim cov xib fwb siv sij hawm los npaj thiab nrhiav ntawv qhia cov tub ntxhais.

Ua tsaug rau koj txoj kev siab ntev thiab kev nkag siab txog ntawm peb txoj kev npaj rau txhua cov tub ntxhais kom kawm tau zoo thiab txais kev zoo tom qab txais daim ntawv tiav.

Ua Tsaug,
Keith Signature

Keith Jacobus, Ph.D.